ขายไปทั้งเดือน แล้วต้องส่งบิลกองโตให้สำนักงานบัญชีคีย์ใหม่อีกรอบ? ตัวเลขในระบบขายกับในบัญชีไม่ตรงกัน?
หัวใจของ ChanaSoft ERP คือ เอกสารที่ทำงานอยู่แล้วทุกวันคือรายการบัญชี ตั้งค่าครั้งเดียวว่าเอกสารแต่ละประเภทลงบัญชีตัวไหน จากนั้นใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบรับของ ใบจ่ายชำระ ใบรับ/เบิกสินค้า ลงสมุดรายวันให้เองโดยไม่มีใครต้องคีย์ซ้ำ
ตามรอยเงิน 1 ก้อนได้ใน 3 ขั้น
- สมุดรายวัน เปิดดูรายการที่ระบบลงให้ ทุกใบบอก ที่มาเอกสาร และ เลขที่เอกสารอ้างอิง กดปุ่ม ดู ตามกลับไปเอกสารต้นทางได้
- บัญชีแยกประเภท ใส่รหัสบัญชี เช่น เงินสด เห็นทุกก้อนพร้อมที่มา ขายหน้าร้าน เก็บหนี้ จ่ายผู้ขาย หรือบันทึกเอง
- งบทดลอง ตรวจว่ายอดเดบิตเท่าเครดิต แล้วดูงบดุล งบกำไรขาดทุนพร้อมอัตราส่วนทางการเงิน และงบกระแสเงินสด
งานภาษีรายเดือนเป็นขั้นเป็นตอน
- ทำ บันทึกภาษีซื้อ และ บันทึกภาษีขาย ของเดือน ระบบบังคับทำเรียงเดือน บิลที่เข้าเดือนไหนแล้วจะไม่โผล่ซ้ำเดือนอื่น
- หน้าต่าง นำส่ง ภ.พ.30 คำนวณภาษีที่ต้องนำส่ง (หักยอดขอคืนยกมาให้) บอกวันครบกำหนด กด POST ลงบัญชี และกด ข้อมูลสำหรับยื่นแบบ ภ.พ.30 ได้ PDF ตัวเลขทุกช่องไว้กรอกในระบบของกรมสรรพากร
- ปิดบัญชีงวดสิ้นเดือน ล็อกเดือนนั้นไม่ให้ใครแก้ตัวเลขที่ยื่นไปแล้ว และ Post รายการที่ค้างของเดือนให้เอง เปิดงวดคืนต้องให้ผู้จัดการอนุมัติ
ตรวจสอบได้ ไม่ใช่กล่องดำ · รายการที่ระบบลงให้แก้ที่สมุดรายวันไม่ได้ ต้องแก้ที่เอกสารต้นทาง เอกสารที่ Post แล้วต้องยกเลิกการ Post ก่อนจึงแก้ได้ ป้องกันตัวเลขที่ยื่นภาษีไปแล้วถูกแก้ย้อนหลัง
ข้อจำกัดที่ควรรู้
- ตั้งค่าลงบัญชีอัตโนมัติให้ถูกก่อนเริ่มใช้จริง ควรให้ผู้ทำบัญชีของกิจการกำหนด ถ้าตั้งผัง เอกสารที่บันทึกไปจะลงบัญชีผิดตามไปทั้งหมด
- หลายเอกสารบันทึกแล้วสถานะยังไม่ Post ยอดจะเข้าบัญชีแยกประเภทและงบเมื่อกด Post หรือเมื่อปิดงวดสิ้นเดือน · บิลเงินสดของ POS ไม่ลงบัญชีจนกว่าจะแปลงเป็นใบกำกับภาษี
- ไม่มีกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) และไม่มีทะเบียนเช็คแยก (เช็ครับเป็นสถานะบนใบวางบิล)
- ไม่รองรับสกุลเงินต่างประเทศ
- ปุ่มปิดบัญชีสิ้นปีเพิ่มปีทำการใหม่และปิดงวดของปีเก่า แต่ไม่ได้ลงรายการปิดรายได้/ค่าใช้จ่ายให้ ควรปรึกษาผู้ทำบัญชีก่อน
- บันทึกภาษีซื้อขายเป็นบันทึกรายเดือนที่ต้องกดทำเอง ไม่ใช่รายงานดึงสด ยกเลิกใบกำกับหลังบันทึกภาษีแล้วตัวเลขในบันทึกไม่เปลี่ยนเอง